SPS 06: Quy trình mua hàng trên BPM tích hợp với ERP.

Sau khi dùng ERP một thời gian, khá nhiều khách hàng của tôi gặp phải các vấn đề như : phải quản lý quá nhiều nhà cung cấp rác, mặt hàng rác trong hệ thống (chỉ mua một lần và không dùng lại), trùng lặp các mặt hàng, khó khăn trong tìm kiếm, quy trình mua hàng chồng chéo và thường xuyên xãy ra ngoại lệ do nhân sự các đơn vị thực hiện nghiệp vụ trên ERP không đồng nhất, dẫn đến rủi ro về mặt vận hành lớn, cơ chế phê duyệt PR, PO, RFQ … trên ERP còn lỏng lẻo dẫn đến việc thay đổi thường xuyên làm dữ liệu không nhất quán với các nghiệp vụ đa dạng trong doanh nghiệp. Tình trạng mua hàng nhỏ lẻ xãy ra nhiều khiến phát sinh rất nhiều PR trong hệ thống.

Dưới đây là mô hình BPM kết hợp với ERP nhằm giải quyết các bài toán trên :

1. Tạo yêu cầu mua hàng nhỏ lẻ từ các phòng ban, nhà máy của các đơn vị thành viên.

Trên BPM Portal chúng tôi xây dựng một trung tâm mua sắm kết nối trực tiếp với dữ liệu của ERP qua API, người dùng có thể chọn mua các sản phẩm từ ERP thông qua cổng portal BPM lúc này quy trình Mua Hàng được khởi tạo. Với hướng giải pháp này người dùng có giao diện sử dụng rất đơn giản để đặt hàng và theo dõi hiện trạng hàng hóa của mình trong process PR Initialization, quy trình này bao gồm tất các các bước phê duyệt trực tuyến của các cấp có thẩm quyền tại phòng ban, BPM có thể thiết lập các logic luồng phê duyệt hoặc từ chối, hoặc ngoại lệ cho từng loại hạng hóa với định mức rõ ràng, các yêu cầu này sẽ được lưu riêng vào cơ sở dữ liệu của BPM sau đó đổ vào Purchase Admin là nơi tập trung các yêu cầu nhỏ lẻ đến từ các bộ phận nghiệp vụ hoặc nhà máy.

Với cách mô hình hóa quy trình theo chuẩn BPMN của IBM BPM, chúng tôi thiết kế quy trình tạo yêu cầu khá nhanh với những logic luồng nghiệp vụ phức tạp, tổng quát hóa các trường hợp và đưa nghiệp vụ vào khuôn khổ quy trình tự động thay vì thả tự do như trước, quy trình này gồm khá nhiều bước tự động kết nối với ERP (Load materials từ ERP, lấy tồn kho min max và các dữ liệu về thời gian mua hàng của từng loại hàng hóa để đưa vào ràng buộc trong quy trình phê duyệt và xét duyệt hàng thủ công và tự động). Các cấp phê duyệt sẽ thấy các tác vụ như sau khi có cấp dưới yêu cầu mua hàng trên BPM:

Với nguyên tắc tự động hóa luồng công việc, hệ thống BPM điều phối tác vụ tự động và gán tác vụ đến bộ phận nghiệp vụ hoặc cá nhân có thẩm quyền xử lý theo từng trường hợp cụ thể (process instance), từ đó có thể theo dõi hiệu năng của quy trình và xử lý kịp thời các nút thắt cổ chai trong hoạt động vận hành liên tục.

2. Smart Purchase Request – Yêu cầu mua hàng thông minh.

Sau P1, các yêu cầu mua hàng được các cấp phê duyệt đúng trình tự và đổ vào hàng đợi Purchase Admin, tại đây hệ thống sẽ gom nhóm tự động các yêu cầu nhỏ lẻ theo nhóm mua và nhóm hàng hóa, kết hợp với việc gọi MRP controller từ ERP để lấy các yêu cầu mua hàng thường xuyên , từ đó tạo thành các Smart PR với mục đích hỗ trợ Phòng mua hàng lên kế hoạch mua bài bản và theo nguyên tắc tối ưu giá theo số lượng từng mặt hàng. Ở bước gom nhóm này các PR chính thức được ghi xuống ERP và qua các cấp phê duyệt trên BPM như giám đốc nhà máy, trưởng phòng mua hàng, và CEO.

3. Quy trình hỏi giá và nhà cung cấp báo giá.

Nhằm tăng hiệu năng quy trình thêm 30% và tránh tiêu cực trong công đoạn hỏi giá nhà cung cấp trong tiếp nhận báo giá để chọn nhà cung cấp, BPM thiết lập các luật tự động trong luồng nghiệp vụ do Tổng giám đốc ban hành vào hệ thống , theo đó với một số mặt hàng nhất định, phòng mua hàng cần tìm ít nhất 3 hoặc 4 nhà cung cấp và phải duy trì tỉ lệ mua đồng đều dựa theo kết quả của quy trình đánh giá nhà cung cấp (tôi sẽ trình bày quy trình này trong một bài viết khác.). Sau khi chọn được nhà cung cấp tiềm năng, BPM sẽ gởi tự động báo giá đến email của nhà cung cấp trong đó chứa đường dẫn đến hệ thống báo giá trực tuyến có liên kết với BPM.

Nhà cung cấp tiến hành báo giá và gởi báo giá tự động về BPM, quy trình lúc này sẽ chờ đến hết thời gian nhận báo giá, và tự động đi tiếp nếu có đủ báo giá hoặc hết hạn báo giá, tùy theo ngữ cảnh mà BPM sẽ tự động chọn , đề xuất, hoặc yêu cầu CEO chọn nhà cung cấp của PR hiện hành, hơn 50% các tình huống sẽ đi thẳng đến các bước tiếp theo vì thỏa mãn các luật do CEO ban hành trong việc chọn nhà cung cấp, nhờ vậy quy trình được chạy nhanh nhất có thể và không phụ thuộc vào lịch làm việc của CEO và các cấp phê duyệt. Mặt khác CEO có thể phê duyệt trực tuyến dễ dàng nếu quy trình gán tác vụ cho mình.

4. Kết luận

Trên đây là một “trích đoạn nghiệp vụ” trong giải pháp số hóa quy trình khá thú vị kết hợp giữa tính linh động và khả năng điều phối của BPM với các modules của ERP (hoặc các micro services, hoặc ứng dụng đặc thù ) đã có sẵn trong một doanh nghiệp.

Bạn có thể nhận thấy dễ dàng việc có thêm BPM sẽ làm sức mạnh quản trị và vận hành của tổ chức tăng lên đáng kể tạo ra một sức bật lớn cho các bộ phận nghiệp vụ có thể sáng tạo tối ưu quy trình hàng ngày trên hệ thống, và quan trọng nhất là sẽ bỏ được quy trình giấy ,tự động luân chuyển hồ sơ trực tuyến giữa các bộ phận, không còn thời gian chờ và không còn politics trong tổ chức ! Với BPM tổ chức hướng đến quy trình tốt nhất, nhanh nhất cho khách hàng cuối và khách hàng nội bộ.

Bạn muốn các ứng dụng của mình và các phòng ban phối hợp nhịp nhàng hơn trong các quy trình nghiệp vụ? Hãy tạo ra một anh nhạc trưởng BPM thông minh cho tổ chức của mình nhé !