Đối với một người có sự rung cảm sâu sắc với âm nhạc như tôi thì dù là vô tình nghe được giai điệu thân quen trên một con phố lạ hay ở một quán cà phê gần nhà đều làm tôi hào hứng ghi lại một giai đoạn trong những hành trình của cuộc đời mình. Với sự rung cảm làm lay động, tôi quyết định tìm tòi học hỏi và đã nắm trong tay không ít kinh nghiệm sau nhiều năm thấm nhuần văn hoá BPM trong chiến lược số hoá doanh nghiệp.
Nếu ví BPM là một chàng robot chỉ huy “dàn nhạc nghiệp vụ” trong doanh nghiệp thì quy trình nghiệp vụ trông như những bản nhạc giao hưởng được viết bới những người lãnh đạo C Level (CEO, COO, Chairman/ Chairwoman,…) và trong đó, mỗi phòng ban là một nhạc công, mỗi nghiệp vụ hoặc hệ thống đặc thù tại phòng ban là những nhạc cụ có âm sắc riêng góp phần tạo nên một bản nhạc hài hoà đặc sắc trong hoạt động vận hành thường xuyên của tổ chức.
Đừng ngạc nhiên nếu bạn bị lạc trôi giữa một biển tài liệu quy trình trong một doanh nghiệp cở vừa hoặc một tập đoàn lớn (những đối tượng mà tôi dành sự đặc biệt quan tâm). Số lượng tài liệu tôi đang nói đến có thể là hàng trăm hoặc cả nghìn quy trình lớn nhỏ khác nhau. Đồng nghĩa với việc đó là số hệ thống đang có trong “khu vườn ứng dụng” của họ có thể lên đến hơn 100 phần mềm ứng dụng khác nhau ứng với các phòng ban nghiệp vụ. Sau đây là 2 vấn đề muôn thở các doanh nghiệp chuyên gặp phải:
- Làm sao để phối hợp nhịp nhàng giữa các hệ thống vốn dĩ tách biệt đó , và giữa các phòng ban nghiệp vụ khác nhau?
- Làm sao để các tác vụ được liên kết xuyên suốt, tránh tình trạng nhân viên vào nhiều hệ thống và phải quản lý thông tin qua excel, email và thư tay (gây rủi ro về luồng công việc), vì rất ít khi một quy trình được hoàn tất trong một phòng ban và một hệ thống.
(*) BPM ra đời để đóng vai trò kết nối như anh quản gia lập lại trật tự của các tác vụ, logic hoạt động của dòng công việc trong một quy trình, là thông dịch viên kết nối và truyền tải thông tin giữa các hệ thống khác nhau và là huấn luyện viên đưa các hệ thống có tính đặc thù vào sân chơi chung của quy trình nghiệp vụ, thống nhất và tối ưu nhất. Từ đó thông tin chạy qua các bộ phận sẽ được tổ chức theo chiều ngang (theo Process Instance) thay vì chiều dọc (theo từng hệ thống và phòng ban nghiệp vụ).
Với tư cách là người quản trị ở C Level (CEO, COO hoặc Chairman/Chairwoman) hoặc quản lý cấp II, việc có một cơ chế hướng dẫn các tác vụ cho nhân viên trong từng nhóm nghiệp vụ (Knowledge Workers) thực hiện theo nguyên tắc công việc để hoàn thành tốt nhất công việc phát sinh cũng như mong muốn nhân viên mình hiểu các bước cần làm và tuân thủ quy định quy tắc mà công ty đưa ra. Điều nàyđóng góp một phần rất quan trọng trong việc cam kết dịch vụ của bạn với khách hàng cuối và với các khách hàng nội bộ trong tổ chức. Vì vậy trong hầu hết các tổ chức sẽ có khá nhiều tài liệu mô tả quy trình (Process Documentations).
Khi tổ chức kinh doanh với size vừa, các quy trình có thể được thiết kế trực tiếp bởi các giám đốc bộ phận (Heads) hoặc CEO, quy trình ấy được mô tả trên giấy theo ngôn ngữ tự nhiên và một số lưu đồ đơn giản. Sau khi thống nhất sẽ được truyền thông đào tạo đồng loạt tới các nhân viên cùng tần suất đào tạo tỉ lệ thuận với tần suất thay đổi quy trình cũng như tính chất linh hoạt của từng quy trình nghiệp vụ.
Khi tổ chức của bạn kinh doanh với hình thức lớn (trên 500 người hoặc đã trở thành tập đoàn), thì việc thiết kế quy trình càng được quan tâm hơn vì bấy giờ sai sót trong vận hành liên tục có thể xảy ra (Operational Risks) và đó như một tảng đá cản trở sự lớn mạnh của tập đoàn. Vì khi càng lớn thì số người tham gia quy trình càng nhiều và khả năng mất kiểm soát rủi ro trong vận hành càng cao.
Lý thuyết BPM và hệ thống BPMS ra đời có thể tạo ra một môi trường làm việc linh động và hiệu quả cao nhờ các chức năng sau đây:
Vì BPM dựa trên lý thuyết luồng tác vụ (hoặc dòng công việc) nên một thực thể của quy trình (Process Instance) được khởi tạo từ nhiều kênh khi phát sinh một trường hợp nghiệp vụ hoặc giao dịch cụ thể. Việc xử lý từ đầu đến cuối một Instance này được tổ chức thành dòng tác vụ luân phiên qua những phòng ban và hệ thống máy tính khác nhau tham gia vào luồng. Trong quá trình thực hiện, sẽ không tránh khỏi khi luồng tác vụ sẽ có nhiều logic như rẽ nhánh, song song, đồng bộ, chờ đợi, hủy ngang, … và BPM cần thực hiện chính xác và nhanh nhất chuỗi hành động đó. Như vậy điểm mấu chốt của BPM là đóng vai nhạc trưởng kết nối các hệ thống khác nhau và giúp chúng nói chuyện được với nhau theo cùng một ngôn ngữ. Hơn thế nữa, người nhân viên thực hiện tác vụ trên BPM sẽ làm việc đúng nghĩa theo từng tác vụ, giao diện làm việc đơn giản dễ hiểu, giúp cho nhân viên luôn tập trung vào phần công việc có giá trị cao nhất tại mọi thời điểm.
Kết luận: BPM là chàng nhạc trưởng đóng vai trò rất quan trọng trong hệ thống Enterprise hiện đại cùng với lý thuyết quản trị và hệ thống BPM. Với chức năng giúp doanh nghiệp đạt được tham vọng số hóa của mình một cách bài bản và bền vững cũng như mở ra một cơ chế thu nạp không những đối với người có Skills Set đặc biệt mà còn là những hệ thống đặc thù. Tất cả sẽ được tham gia vào một chiến lược chạy quy trình xuyên suốt và tạo tiền đề cho một tổ chức phi phòng ban trong doanh nghiệp.
(*) Vì BPM dựa trên lý thuyết luồng tác vụ (hoặc dòng công việc) nên một thực thể của quy trình (Process Instance) được khởi tạo từ nhiều kênh khi phát sinh một trường hợp nghiệp vụ hoặc giao dịch cụ thể. Việc xử lý từ đầu đến cuối một Instance này được tổ chức thành dòng tác vụ luân phiên qua những phòng ban và hệ thống máy tính khác nhau tham gia vào luồng. Trong quá trình thực hiện, sẽ không tránh khỏi khi luồng tác vụ sẽ có nhiều logic như rẽ nhánh, song song, đồng bộ, chờ đợi, hủy ngang, … và BPM cần thực hiện chính xác và nhanh nhất chuỗi hành động đó. Như vậy điểm mấu chốt của BPM là đóng vai nhạc trưởng kết nối các hệ thống khác nhau và giúp chúng nói chuyện được với nhau theo cùng một ngôn ngữ. Hơn thế nữa, người nhân viên thực hiện tác vụ trên BPM sẽ làm việc đúng nghĩa theo từng tác vụ, giao diện làm việc đơn giản dễ hiểu, giúp cho nhân viên luôn tập trung vào phần công việc có giá trị cao nhất tại mọi thời điểm.
Leave feedback about this