Nếu bạn đã nghe nhiều về RPA (robotics process automation) và BPM (business process management) , chắc hẳn bạn sẽ đặt câu hỏi : khi nào thì sử dụng RPA và khi nào thì sử dụng BPM? Trong bài viết này tôi xin chia sẽ dưới góc nhìn của một kỹ sư giải pháp để quý bạn đọc có thể lựa chọn giải pháp thích hợp cho bài toán của mình.
Nôm na thì RPA là kỹ thuật xây dựng quy trình số bằng cách tạo ra robot mô phỏng thao tác người dùng tự động với ý tưởng cốt lõi là ghi nhận và kết nối các ứng dụng trên cùng một máy tính vật lý nhằm giảm thiểu thời gian khi luân chuyển thao tác người dùng giữa các ứng dụng , như Word, Excel, ERP , Accounting … , dòng công việc được hiểu là chuỗi thao tác lặp đi lặp lại và có logic nhất định giữa các thao tác trên nhiều ứng dụng khác nhau. Thời gian xây dựng một RPA robot chỉ mất tầm 4-6 tuần, cách sử dụng đơn giản và sử dụng trong từng máy tính của người dùng.
BPM là một nền tảng căn cơ và có tính hệ thống cao hơn rất nhiều vì BPM chú trọng việc kết nối hệ thống bằng các giao thức chuẩn qua API, webhook … và thiên về kết nối bền vững hơn là tạm thời như RPA, một quy trình BPM là luân chuyển công việc giữa các phòng ban khác nhau trong tổ chức và liên kết tất cả ứng dụng với nhau dù chúng ở đâu, miễn là hoạt động của chúng có liên quan đến quy trình đầu cuối thì BPM sẽ gọi được và kết nối vào quy trình số để cùng các ứng dụng và con người trong quy trình kết hợp hài hòa nhằm tạo năng suất vận hành cao nhất. Mỗi quy trình BPM có thể được thiết kế từ 8 tuần đến 6 tháng tùy theo phạm vi và độ phức tạp của ứng dụng, khác với sự nhỏ gọn đơn giản của RPA robot, một ứng dụng BPM có thể được xem như là một phần mềm hoàn chỉnh có đầy đủ các chức năng kiến trúc chuẩn và được triển khai theo khái niệm Service Oriented Architecture và được chạy trên hệ thống phân tán Client-Server Model.
Điểm khác biệt căn bản giữa RPA và BPM
Robot RPA là các ứng dụng nhỏ gọn, cục bộ, còn BPM là ứng dụng quy trình đầu cuối và phạm vi hoạt động là xuyên suốt cả doanh nghiệp. Vì vậy nếu bạn đang tìm một giải pháp nhỏ gọn để giải quyết các bài toán tích hợp quy trình tạm thời giữa các hệ thống khi chúng chưa có API kết nối hoặc chỉ đơn giản là tự động hóa vài bước nhất định trong quy trình thì RPA là một lựa chọn tốt, chi phí rẻ, triển khai nhanh. Ngược lại nếu bạn muốn có một quy trình chuẩn stable và bền vững thì giải pháp BPM sẽ là chìa khóa cho mọi cánh cửa thực hiện quy trình số.
Trở lại câu hỏi của bài viết này, theo kinh nghiệm của tác giả thì doanh nghiệp cần tập trung vào BPM để xây dựng xương sống cho doanh nghiệp, song song với việc triển khai nhanh gọn các robot RPA để tự động hóa một số khâu có nhu cầu rõ ràng, BPM có thể gọi Robot RPA và yêu cầu thực hiện đoạn nghiệp vụ bất kì và trả lại cho BPM đi tiếp sau khi RPA hoàn thành nhiệm vụ trong chuỗi quy trình đầu cuối. Bằng cách này các giải pháp về quy trình sẽ chạy nhanh hơn và không còn giới hạn về mặt ứng dụng mở hay đóng. vì RPA dựa trên ý tưởng xây dựng kịch bản thao tác của người dùng và logic giữa các thao tác đó vì vậy dù hệ thống tham gia vào quy trình có mở hay là đóng thì RPA vẫn sẽ kết nối được , nếu kết hợp với quy trình BPM thì sẽ làm nghiệp vụ đa dạng và thông minh hơn rất nhiều.
Kết: Nên dùng BPM làm xương sống của quy trình số kết nối với các hệ thống core đang có (ERP, Core services ..), khi BPM có tác vụ đòi hỏi nghiệp vụ phải thao tác trong nhiều ứng dụng lẻ và không thể kết nối qua API thì BPM sẽ cần gọi đến RPA để có được mảnh ghép thích hợp để tối ưu nghiệp vụ hơn.
Nhật BPM
Amsterdam Nov 2020
Leave feedback about this