Tôi cảm thấy may mắn khi đã và đang được là một phần của các môi trường triển khai chuyển đổi số tại các tập đoàn chính phủ, bán chính phủ, tổ chức tài chính ngân hàng, bảo hiểm, doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn tại Hà Lan suốt những năm qua, càng thấy may mắn hơn vì trên con đường học hỏi của mình tôi cũng có dịp về Việt Nam thường xuyên tham gia tư vấn triển khai cho các doanh nghiệp đầu ngành trong nước.
Thay vì trình bày những lý thuyết Agile mà bạn có thể tìm thấy mọi nơi trên internet, trong bài viết này tôi muốn ghi lại trải nghiệm của cá nhân làm văn hóa Agile trong quá trình triển khai các dự án BPM ở Hà Lan và Việt Nam, hy vọng trong hiểu biết hạn hẹp của mình tôi có thể chia sẽ với những người cùng đam mê một góc nhìn chuyển đổi văn hóa trong toàn cảnh chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Trải nghiệm đầu tiên về Agile.
Tôi còn nhớ nhiều năm trước đây khi vừa đặt chân đến Hà Lan với vai trò kỹ sư tư vấn công nghệ, tôi được công ty đưa ngay vào dự án của một tổ chức bán chính phủ làm dịch vụ công cho cư dân cả nước, mục tiêu của họ rất rõ ràng là số hóa tối đa hệ thống phần mềm của tổ chức, rút gọn quy trình phục vụ người dân từ 6-8 tuần xuống còn 1 tuần, và đóng cửa 36 chi nhánh trên toàn quốc bằng cách chuyển đổi quy trình từ bán tự động (họ đã tự động khá nhiều) thành tự động hoàn toàn, tối đa hóa các quy trình không con người, trong toàn cảnh chuyển đổi số, giải pháp BPM được xác định là xương sống của chương trình. Là một thanh niên đi lên từ nền tảng công nghệ, tôi đã hình dung mình sẽ được đặt vào một phòng cùng với hàng trăm lập trình viên, kỹ sư hệ thống khác, từ sáng đến tối cứ code code và code để chạy theo những deadline, như những câu chuyện đã từng nghe của các anh em đi nước ngoài khác.
Sự thật là , tôi đã được giới thiệu rất bài bản và tham gia vào một team chỉ gồm 9 người (có khoảng 6 teams như vậy trong toàn bộ dự án), tôi đã rất ngạc nhiên khi trong team chỉ có 4 người có thể lập trình, còn lại là các vai trò : Product Owner, Solution Architect, Business Analyst, Business Subject Experts, mọi người có tác phong chuyên nghiệp, ý thức công việc cao, họ hiểu rõ vai trò trách nhiệm của mình trong dự án, dù chúng tôi dành khá nhiều thời gian trò chuyện, uống cà phê, nhiều lúc tán dóc, nhưng không biết từ lúc nào chúng tôi đã trở thành một team thống nhất, cùng nhìn về một mục tiêu và chủ động đưa ra requirements để phát triển cùng nghiệp vụ, tất cả các thành viên dù ít nhiều cũng có hiểu biết đủ sâu về nghiệp vụ từ hướng người dùng (vì chúng tôi có BA và Subject experts trong team).
Tuần đầu tiên tôi cùng các bạn khác đứng vòng tròn trước một bảng công việc gọi là Scrumboard mỗi buổi sáng, mỗi người một cốc cà phê (hoặc cái bánh mì – không ngon như bánh mì Việt Nam) nói về độ ưu tiên của các phần công việc được ghi vắn tắt trên trên những mảnh giấy nhỏ trên bảng, và các khó khăn của một ngày làm việc trước đó, mọi người đưa ra ý tưởng giải quyết các khó khăn đó cho nhau hoặc lên kế hoạch dành thời gian giúp nhau giải quyết, mỗi thành viên có một biểu tượng vui gắn với từng tác vụ trên bảng, tôi còn nhớ cái của mình là FireMan 🙂 , chúng tôi còn tán dóc đủ chuyện trên đời trước khi chốt công việc ngày hôm nay ai sẽ làm gì, điều này giúp cả team đồng bộ công việc với nhau đầu ngày và giúp mọi người kiểm soát tình hình của sprint (chúng tôi chia việc thành mỗi đoạn 2 tuần gọi là sprint và có một mục tiêu cụ thể).
Tôi ấn tượng vì các buổi họp của team luôn được tổ chức nhất quán về tần suất, thời gian, trong cuộc họp tất cả mọi người đều được quyền đóng góp và cùng trao đổi , phản biện lại các yêu cầu từ nghiệp vụ, khá nhiều trường hợp giải pháp nghiệp vụ đã sửa đổi theo đóng góp của đội dự án để tối ưu hơn cho trải nghiệm người dùng.
Cuối sprint (cuối mỗi 2 tuần) chúng tôi tổ chức họp review kết quả và demo các chức năng mới, buổi họp tổ chức nhanh và đơn giản trong 30 phút, những vị trí cao trong tổ chức cũng dành thời gian tham gia và đóng góp như những thành viên khác, không có sự khác biệt nào về vai trò và vị trí của nhân viên trong các buổi họp này, tất cả cùng hào hứng đóng góp và thấy hệ thống lớn dần lên sau mỗi hai tuần, sau buổi họp review chúng tôi thường được đãi bánh kem nếu sprint đạt hiệu quả tốt như kế hoạch. Nếu không đạt thì chúng tôi cũng đi bộ một vòng ra trung tâm với nhau và cùng ăn trưa và nói về sprint cũng như chia sẽ cuộc sống với nhau.
Sau đó lần đầu tiên tôi được tham gia buổi họp Retrospective , các thành viên nêu ra những đóng góp cho cách làm việc và giải pháp cải thiện hơn môi trường làm việc và năng suất của team trong sprint tới, cuối cùng chúng tôi lượng hóa bằng khảo sát mức độ hạnh phúc , đánh giá năng suất và tinh thần làm việc nhóm của từng người trước khi rời cuộc họp sau 45 phút.
Sau này khi đi triển khai văn hóa Agile, đọc và học nhiều sách vở, trải nghiệm nhiều môi trường Agile khác nhau ở Hà Lan và Việt Nam, tôi đã hệ thống hóa lại kiến thức Agile và hiểu được ý nghĩa của từng hoạt động trong mô hình này, tuy vậy điều đọng lại trong tôi nhiều nhất trong những ngày đầu với tư cách làm một kỹ sư tư vấn đó là tôi không có thời gian chết nào trong lúc hòa nhập với công việc và với môi trường văn hóa mới, không có ai bị bỏ lại phía sau. Tôi cảm thấy rất tự do, vì không ai có thể giấu mình trước team và không ai phải che giấu điều gì, sự tin tưởng và minh bạch luôn được ưu tiên, và tôi yêu điều đó rất nhiều, chính cảm xúc lúc bấy giờ đã thôi thúc tôi tích cực tham gia các dự án triển khai tại Việt Nam sau này với mục đích tạo ra các môi trường làm việc có lửa và tự do phát triển trong các doanh nghiệp Việt Nam.
Triển khai Agile tại Việt Nam
Vài năm trước tôi có duyên trao đổi và nhận lời triển khai hệ thống BPM cho một doanh nghiệp tài chính ở Việt Nam, lúc bấy giờ nền tảng của chúng tôi không có gì, kể cả hệ thống lẫn con người, công ty loay hoay tìm hướng chuyển mình tạo khác biệt bằng công nghệ, rất may là lãnh đạo có tầm nhìn xa và khả năng học hỏi không ngừng nghỉ, anh ấy đã vượt qua giới hạn của một doanh nhân để đọc và học liên tục nhiều kiến thức công nghệ, trước là để hiểu những nhân viên làm công nghệ của mình sau là nắm chắc con đường cần đi từng bước một hiện đại hóa hệ thống. Đây cũng là điều tôi mong muốn được thấy nhiều hơn ở các doanh nghiệp Việt Nam, người lãnh đạo chương trình chuyển đổi số muốn truyển được cảm hứng cho nhân viên thì phải thật sự dành thời gian học hỏi và tiếp thu kiến thức công nghệ liên tục thay vì ngồi chỉ tay và đưa khẩu hiệu.
Trong quá trình xây dựng foundation cho chương trình BPM trong tổ chức, Tôi chứng kiến nhiều vấn đề xãy ra trong quá trình phát triển hệ thống qua những lần về Việt Nam và rút ra 2 kết luận cơ bản sau:
- Đội ngũ chúng ta giỏi không thua kém các nước.
- Chúng ta chưa tổ chức được một môi trường tốt và một văn hóa thích hợp cho chuyển đổi số. Chính điều này giới hạn khả năng triển khai và tốc độ chuyển đổi của cả doanh nghiệp, khoảng cách giữ business và IT còn xa, Business không dám tin vào IT, còn IT thì nói không ra lời những khó khăn của mình với busines.
So sánh với môi trường làm việc tại Hà Lan, tôi nhận ra rằng, trước khi làm phần mềm, phải làm văn hóa chuyển đổi cho tốt, vì phần mềm là do con người tạo ra, cần đưa một nền tảng quy cách cho tất cả các khâu từ : đưa yêu cầu, phân tích, đặt độ ưu tiên, thiết kế, phát triển, kiểm thử và hỗ trợ các môi trường production chuẩn mực để tạo nền tảng vứng chắc từ đó lan tỏa ra nhiều dự án với chất lượng cao, rủi ro thấp và tốc độ nghiệm thu hiệu quả phần mềm nhanh. Cần thu hẹp khoảng cách giữa IT và business bằng cách đặt họ và một đội và cam kết cùng nhau hoạt động hiệu quả.
Agile/Scrum chính là chìa khóa thực hiện những việc trên.
Tôi bắt đầu tác động đến các bộ phận nghiệp vụ chính của tổ chức, cứng rắn có , mềm mỏng có để từng bước đưa mô hình Scrum teams vào các hoạt động phát triển phần mềm hằng ngày, chúng tôi vấp phải rất nhiều phản ứng trái chiều khi các nghiệp vụ phải dành thời gian họp rất nhiều hơn với IT khi vào chung đội với IT (và ngược lại), cũng có phản ứng gay gắt từ các team IT khi tôi chủ trương không ghi nhiều tài liệu yêu cầu, mà thúc đẩy việc họp trực tiếp, trao đổi, phát triển và thử nghiệm liên tục. Bạn nên lưu ý là những khó khăn trên sẽ là những chướng ngại vật lớn thử thách khả năng lãnh đạo của bạn và người đứng đầu tổ chức, nếu không vững vàng sẽ dễ làm Agile một cách hình thức, không hiệu quả.
Doanh nghiệp ấy từ một công ty mờ nhạt trên thị trường đã thực sự chuyển đổi thành công với kết quả đáng nể phục vươn lên vị trí đầu ngành, nhưng đáng quý hơn cả đó chính là việc chúng tôi đã xây dựng thành công đội ngũ tập thể làm việc năng suất cao dựa trên cốt lõi văn hóa làm Agile ở cả ba tầng Business – Team – Architecture, hiện nay tuần nào công ty cũng golive các dự án, chức năng mới, chúng tôi lắng nghe và trò chuyện với khách hàng mỗi ngày, nhờ có Agile mà sức sáng tạo của business giờ đây không còn bị IT giới hạn nữa. Các quy trình đã được số hóa gần như toàn bộ và tập trung phát triển các chức năng giá trị gia tăng để nâng cao mức hài lòng của khách hàng. Cũng nhờ có Agile mà những giám đốc, trưởng phòng trước đây vốn sợ công nghệ và luôn lấy lý do bận để tránh tham gia sâu vào các dự án, giờ đây cũng đã nhanh chóng trở thành Product Owner và nói chuyện công nghệ với lãnh đạo và với IT, điều mà trước đó chúng tôi không dám tin sẽ xãy ra.
Rủi ro và khó khăn
Agile sẽ rất dễ bị méo mó , hình thức nếu bạn không làm đến nơi đến chốn, vì vậy hãy xem đó là văn hóa (nằm trong đầu và trong tim mỗi nhân viên), chứ không chỉ chú trọng các bước hướng dẫn thực hiện theo sách vở, vì vậy bạn cần chắc chắn rằng đội của mình là Be Agile chứ không chỉ Do Agile.
Kết luận :
Nếu bạn đang băn khoăn với mô hình Agile hiện tại trong công ty hoặc đang tìm kiếm một hướng đi để làm văn hóa chuyển đổi số thì hãy cân nhắc đến việc đầu tư nghiêm túc cho Agile tại tổ chức bằng cách bắt đầu tự mình học hỏi từ các chuyên gia và tác động dần đến các thành viên trong team để lan tỏa văn hóa tiên tiến này không chỉ cho việc phát triển hệ thống mà còn cho các team nghiệp vụ trong tổ chức, vì Agile thích hợp với tốc độ phát triển ở các doanh nghiệp năng động nên có thể sẽ giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng chuyển đổi với những con người chất lượng và hanh phúc với công việc mỗi ngày của mình.
Leave feedback about this