SPS 04 : Các tiện ích của ứng dụng BPM

Nhằm cụ thể hóa hơn các khái niệm BPM, trong bài viết này tôi giới thiệu đến quý độc giả các tiện ích của người dùng khi làm việc theo tác vụ trên BPM, giúp những người mới tiếp cận có thể so sánh BPM với các ứng dụng cổ điển trước đó (như ERP hay các ứng dụng quản trị khác).

Làm việc theo tác vụ trên BPM

Hình 1: BPM Portal, cổng tác vụ cho nhân viên nghiệp vụ

 

Có thể nói làm việc theo tác vụ là điểm khác biệt cốt lõi giữa ứng dụng theo hướng quy trình và các loại ứng dụng quản trị khác, người nhân viên (gọi là knowledge worker) sẽ có tác vụ được quy trình BPM gán vào team của mình hoặc gán thẳng vào cho user của mình khi họ mở BPM portal. Như vậy, nhân viên không phải theo dõi hay phải nhớ từng trường hợp cần xử lý nữa mà có thể yên tâm để robot BPM điều phối công việc.

 

Hình 2 : Tác vụ được quy trình BPM gán cho người dùng thông qua cổng tác vụ Portal.

 

BPM đã đảm nhận vai trò luân chuyển các hồ sơ xử lý công việc và đảm nhận luôn logic luồng đi giữa các tác vụ, logic ấy tùy thuộc vào dữ liệu thực tế khi chạy luồng , vì vậy nhân viên sẽ nhận đúng tác vụ và mình cần làm trên cổng tác vụ Portal.

Khi làm việc trên BPM portal, người dùng cần nắm rõ các điểm cơ bản sau đây : tác vụ họ đang thao tác là một phần của một instance xuyên suốt từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc, tùy vào hành động của họ mà trường hợp cụ thể ấy sẽ được điều hướng phù hợp, logic này đã được BPM định sẵn nên sẽ không thể sai.

SLA : mỗi một quy trình đều có SLA của mình (Service level agreement), là thời gian ta cần hoàn thành một instance cụ thể của quy trình đó, chia nhỏ hơn thì mỗi tác vụ trong quy trình cũng đã được thiết kế sẵn SLA của tác vụ, vì vậy nhân viên cần hiểu rõ cam kết về SLA của mình khi tham gia thực hiện tác vụ.

Xử lý phần luồng công việc: Nếu như trước kia việc xử lý công việc được thực hiện trên nhiều hệ thống rời rạc, dẫn đến việc nhân viên quản lý tác vụ và trạng thái công việc qua excel, email, dữ liệu nghiệp vụ được lưu trong hòm thư riêng, vì vậy khi nhân viên nghỉ ốm hoặc không làm việc được vì lý do bất khả kháng, luồng công việc sẽ bị tắc và chịu rủi ro lớn. Khi có BPM, các tác vụ tập trung và một nơi (ở Process Portal), hệ thống BPM có cơ chế lưu trạng thái tác vụ, người chủ nhiệm quy trình có thể gán tác vụ cho người khác trong team để đảm bảo SLA không bị vi phạm do sự cố về mặt nhân sự.

Hình 3 : Điều phối tác vụ trong team.

 

Chuẩn hóa SLA (service level agreement) và giải quyết chỗ thắt cổ chai trong quy trình

Là cấp quản lý chắc hẳn bạn luôn muốn kiểm soát SLA và muốn giúp nhân viên mình nắm được tình hình hoạt động của chính họ, để đảm bảo minh bạch năng lực hoạt động nghiệp vụ của team, việc này cung cấp cơ chế lành mạnh cho việc thi đua tăng năng suất hoạt động. BPM cung cấp chức năng đo các bước trong quy trình tự động và có báo cáo theo thời gian thực để nhân viên và các cấp quản lý biết thời gian hoàn thành trung bình của mỗi tác vụ trong quy trình, từ đó tập trung cải tiến các điểm gây tắc nghẽn để quy trình chạy nhanh và trôi chảy hơn.

Kết luận: trên đây là ba ý cơ bản mà nhân viên sử dụng BPM Portal có thể khai thác trên hệ thống, tất nhiên trong thực tế, nghiệp vụ có thể phát sinh nhiều hơn các nhu cầu phức tạp hơn, hệ thống BPM phải là nền tảng mở linh động giúp hiện thực hóa các logic đó.

    Leave Your Comment