SPS 03: Các nhóm tác vụ điển hình cần được số hóa trong quy trình.

Những ngày này với tác động của dịch Covid-19, cộng đồng doanh nghiệp trên thế giới càng nhận thức rõ hơn bao giờ hết vai trò của chiến lược số hóa, đặc biệt là khi hầu hết các địa phương đối mặt khủng hoảng do dịch bệnh gây nên, nhiều nhân viên phải làm việc từ xa, các cấp quản lý cũng bị cách ly và buộc lòng phải nghĩ đến số hóa, ngay cả những lãnh đạo thủ cựu nhất cũng đã có cơ hội tiếp cận (hoặc bị buộc phải tiếp cận) các hệ thống thông tin hiện đại hơn trong giai đoạn này.

Theo đó các khẩu hiệu số hóa xuất hiện dày đặc hơn trên các kênh truyền thông (vốn dĩ đã quá nhiều thông tin nhiễu) để giúp bạn không quên được rằng doanh nghiệp của bạn đã và đang nằm trong cuộc cách mạng công nghệ x.y nào đấy dù bạn có muốn hay không, Dù vậy, sau nhiều cuộc hội thảo công nghệ rời rạc và góp nhặt từ nhiều nguồn sách vở báo đài khác nhau, có khá nhiều anh chị CEO, CIO chia sẽ rằng họ muốn số hóa nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Trong bài viết này tôi hy vọng đưa ra câu trả lời cho câu hỏi hóc búa trên.

Qua nhiều năm tư vấn triển khai, tôi thấu hiểu những trăn trở của những người chủ doanh nghiệp vì nguồn doanh thu có được từ những ngày chiến đấu với các anh em trong công ty (với hệ thống cũ, con người cũ) luôn là tài sản đáng quý, đáng tự hào với họ nên việc sử dụng một nguồn vốn lớn để đầu tư số hóa nghiệp vụ thì cần suy xét bài toán kinh tế rõ ràng, không chỉ đòi hỏi ở người lãnh đạo một cách tiếp cận khôn ngoan mà còn là tinh thần của người đi đầu phải dám dấn thân, bước ra khỏi vùng an toàn của mình để làm chủ được công nghệ.

Trong bài viết này tôi muốn giúp các bạn nhìn sâu hơn các nhóm công việc trong doanh nghiệp có thể là các “ứng viên tiềm năng” được số hóa, từ đó bạn có thể nắm chắc các loại tác vụ nhằm định hình được chiến lược số hóa phù hợp nhất cho tổ chức của mình.

Đầu tiên, chắc bạn sẽ đồng ý với tôi rằng, trong bất cứ tổ chức lớn nhỏ nào, khối lượng công việc hàng ngày của nhân viên đều có thể được phân loại theo 5 nhóm tác vụ sau đây: Tác vụ đơn giản lặp đi lặp lại, dòng công việc , các phê duyệt quyết sách, lưu trữ tài liệu nội dung và khai thác nội dung, và cuối cùng là nhận dạng phân loại hình ảnh hồ sơ phi cấu trúc.

Nếu bạn có chiến lược phù hợp để số hóa được năm loại tác vụ trên thì 90% nghiệp vụ vận hành trong doanh nghiệp sẽ được tối ưu. Nào, chúng ta cùng nhau thực hiện “chia để trị” nhé:

Một là tự động quy trình thao tác lặp lại giữa nhiều hệ thống thủ công bằng RPA Robotic Process Automation.

Dù không hề muốn nhưng trong tổ chức của bạn đôi khi vẫn tồn tại những công việc khá tẻ nhạt và mang tính lặp đi lặp lại, Ví dụ như bạn chuyên viên tín dụng An , mỗi sáng sớm đi làm, An phải bật excel copy lần lượt 50 tài khoản trong danh sách mình đang quản lý, đăng nhập vào một website xem nợ xấu của khách hàng và copy id của khách hàng tương ứng có dấu hiệu nợ xấu hoặc rửa tiêng, và tìm trên website của bên thứ ba xem có dòng thông tin tương ứng cảnh báo với KH này hay không, nếu có thì gom lại thành một shortlist và gởi qua email cho các chi nhánh để có biện pháp nghiệp vụ cần thiết. Việc này là quan trọng nhưng thao tác của An chỉ lặp lại với 3 hệ thống website và hai ứng dụng là excel và email. Việc này có thể tạo thành một dòng công việc và tự động được hay không?

Bạn nên biết rằng công nghệ RPA (hiện nay tốt nhất là UIPath và Automation Anywhere) đã giúp bạn tự động làm được một loạt công việc nối tiếp nhau trên đây, RPA đóng vai trò như một con robot thông minh trích xuất được dữ liệu từ các ứng dụng trên máy tính, có thể mô phỏng hành động của người dùng như click và nút bất kì và tương tác tự động với các kịch bản xảy ra trong quá trình chạy flow. Dĩ nhiên robot có ưu điểm là không hề biết mệt và không cần ngủ, chúng có thể làm lúc 1.00 sáng và gởi bạn báo cáo vào lúc 8.00 sáng khi bạn vừa đưa con đi học xong và đang nhâm nhi ly cà phê của mình ở một góc phố nào đấy. Thật tuyệt vời phải không nào ?

RPA tuyệt vời như vậy nhưng nó cũng không phải là chìa khóa vạn năng cho mọi bài toán, vì bản thân RPA cũng có nhiều hạn chế nên chỉ phù hợp với các giải pháp nhỏ gọn, nhanh và có tính thời điểm, không phải một giải pháp ổn định lâu dài, do đó bạn nên nắm chắc các điểm khác biệt giữa quy trình RPA và quy trình trên BPM để không bị lẫn lộn và dùng sai giải pháp. Tôi sẽ chia sẽ thêm sự khác biệt này trong các bài viết sau.

Hai là tự động hóa dòng công việc (Worklow) bằng nhạc trưởng BPM.

Tôi quan niệm BPM là trụ cột số 1 trong 5 công nghệ trên (nhưng vì RPA dễ làm và nhỏ gọn hơn nên được xếp đầu tiên). Lời khuyên cho bạn là hãy tập trung xây dựng các quy trình chính trên BPM trước vì nó là xương sống vận hành quy trình trong tổ chức. Để có một cơ thể khỏe mạnh thì tất nhiên bộ khung xương phải chắc khỏe !

BPM là việc tạo và luân chuyển hồ sơ công việc giữa các phòng ban và các hệ thống khác nhau theo logic bất kì, workflow BPM chính là hệ thống xương sống của doanh nghiệp, quyết định mức độ thành bại trong vận hành, nếu quy trình tốt và nhanh thì khách hàng cuối sẽ hài lòng và giúp tổ chức vượt lên các đối thủ khác trong cuộc đua giành lấy sự tin yêu từ khách hàng của mình.

Rủi ro vận hành nằm chủ đạo ở khâu quy trình vì nếu không có hệ thống thì khả năng nhân viên tuân thủ toàn phần quy trình do CLevel và cấp trưởng phòng đưa ra là rất thấp, vì họ là con người và không tránh khỏi bị những yếu tố cá nhân chi phối khả năng tuân thủ nguyên tắc của các tác vụ được giao. Việc của hệ thống BPM là trở thành người nhạc trưởng điều phối và đảm nhận vị trí nhức đầu nhất trong doanh nghiệp: điều phối hoạt động xuyên suốt các phòng ban.

Việc có hệ thống BPM cũng sẽ mở ra kỷ nguyên hoạt động phi phòng ban trong tổ chức, BPM thúc đẩy cả doanh nghiệp hiểu rằng, phòng ban và quy trình lập ra là để phục vụ cho khách hàng, quy trình sẽ hướng đến lợi ích cho khách hàng cuối, được đo bởi SLA và sự hài lòng của khách hàng, các giám đốc bộ phận , phòng ban cũng sẽ có trách nhiệm tối ưu liên tục quy trình mình phụ trách , chịu trách nhiệm trước CEO về process performance, không còn chỗ cho các yếu tố lợi ích cá nhân, lợi ích nhóm có thể tồn tại nữa.

Bạn cũng cần đặc biệt chú ý rằng BPM khác với các hệ thống flow công việc đơn giản hơn ở chỗ nó có thể tích hợp các hệ thống khác nhau nhằm tự động hóa việc truyền tải và nhất quán thông tin giữa các tác vụ và các hệ thống, phòng ban vốn đang hoạt động rời rạc. Mặt khác BPM cũng là một nền tảng lowcode mở, nó thực hiện được đầy đủ việc phát triển một phần mềm riêng trong hệ sinh thái quy trình, để kết nối với các hệ thống đang có, vì vậy khi bạn có một ứng dụng mới cần phát triển, hãy cân nhắc làm mới trên BPM nhé.

Ba là tự động hóa 85% tác vụ ra quyết định (phê duyệt, chính sách) bằng nhà thông thái ODM

Một trong những điều lặp lại nhiều nhất trong các tổ chức lớn là việc đưa ra quyết định , phê duyệt của các cấp có thẩm quyền, dù là quy trình đơn giản hay phức tạp. Sự thật là 85% những quyết định ấy đều có thể được tự động hóa, đây là một khoản tiết kiệm vô cùng lớn và mang lại trãi nghiệm tuyệt vời hơn rất nhiều cho khách hàng cuối (vì quy trình chạy nhanh hơn gấp nhiều lần nhờ việc bỏ qua các tác vụ phê duyệt không cần thiết).

Bạn có thể xây dựng hệ thống Rule Engine bằng Operational Decsion Manager, hệ thống này nên nằm độc lập cho các bên khác gọi đến, càng tuyệt vời hơn nữa nếu bạn có BPM và tối ưu các điểm rẻ nhánh hoặc tác vụ cần con người trên cổng quy trình Process Portal.

Bốn là tự động hóa quản lý hồ sơ điện tử tập trung, file scan bằng ECM và những người bạn !

Với các tổ chức từ nhỏ đến lớn, vòng đời của hồ sơ luôn cần được quản lý chặt chẽ và việc số hóa các tài liệu giấy luôn là mục tiêu quan trọng nhằm tinh gọn bộ máy vận hành. Bạn có thể tham khảo chiến lược sau :

  • Thực hiện quy trình phi giấy tờ với các dịch vụ cổng thông tin khách hàng mà tổ chức đang có. Tất cả thông tin cần lưu vào cơ sở dữ liệu và tập tin upload cần được lưu và tổ chức tập trung theo các metadata đi kèm tương ứng.
  • Document Generation Service : hãy tạo một hệ thống quản lý template tập trung và hệ thống service sinh ra tài liệu, hợp đồng, tờ trình … tự động khi có yêu cầu, không cho phép việc dùng các ứng dụng ngoài để tạo file upload lên hệ thống.
  • Sinh QRcode gán vào các file xuất ra từ hệ thống Document Generation Service, để sau đó khi hồ sơ trở vào lại tổ chức có thể được phân loại metadata tự động
  • Lưu trữ file tập trung bằng một hệ thống quản lý files chuyên nghiệp (ví dụ như IBM ECM FileNet), bảo mật và truy xuất nhanh theo tên và metadata đi kèm.

Năm là phân loại tài liệu tự động, nhận diện nội dung từ tài liệu phi cấu trúc bằng Data Capture

Từ các file hình ảnh đến các file PDF đi vào tổ chức, bạn sẽ cần các giải pháp OCR và các quy trình đi kèm để phân loại tập tin và lưu trữ chúng vào ngăn đúng trong ECM, từ đó hỗ trợ tra cứu và bảo mật thông tin tối đa cho các tập tin. Một trong những ví dụ điển hình là nhận dạng hình chụp chứng minh thư và nhận dạng khuôn mặt trong quy trình eKYC.

Kết luận :

Với 5 cột trụ chính ở trên (xoay quanh 3 trụ chính là BPM , ODM và ECM), doanh nghiệp sẽ giải quyết được hầu hết các bài toán số hóa nghiệp vụ và từ đó mang lại nguồn năng lượng mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Lúc bấy giờ văn hóa làm việc thông minh sẽ tự động len lõi vào từng tế bào trong doanh nghiệp và trở thành sức mạnh cạnh tranh bên vững nhất trên thị trường.

@BPM Việt Nam, Digital Business Automation

Chúc bạn thành công!

    Leave Your Comment