BPM – Nhạc trưởng trong chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp hiện đại.

Tôi là một người yêu nhạc, vì vậy những bản nhạc (dù là vô tình nghe được trên một con phố hay trong một quán cà phê ) luôn gợi nhớ trong tôi một giai đoạn trong những hành trình của cuộc đời mình.

Cũng từ sở thích trên mà sau nhiều năm hiểu và thấm nhuần văn hóa BPM trong chiến lược số hóa doanh nghiệp, tôi xem lý thuyết và hệ thống quản trị quy trình số BPM hoạt động như một chàng robot chỉ huy “dàn nhạc nghiệp vụ” trong doanh nghiệp, tôi xem quy trình nghiệp vụ là những bản nhạc giao hưởng được viết bởi người lãnh đạo cấp C Level (CEO, COO, Chairman/Chairwoman..), mỗi phòng ban là một nhạc công và mỗi nghiệp vụ hoặc hệ thống đặc thù tại phòng ban là những nhạc cụ có âm sắc riêng góp phần tạo nên một bản nhạc hài hòa đặc sắc trong hoạt động vận hành thường xuyên của tổ chức.

 

Sẽ không hề ngạc nhiên nếu bạn bị lạc trôi giữa một biển tài liệu quy trình trong một doanh nghiệp cở vừa, cở lớn hoặc tập đoàn (những đối tượng mà tôi quan tâm trong bài viết này), số lượng tôi đang nói đến có thể là hàng trăm hoặc cả nghìn quy trình lớn nhỏ, và số hệ thống đang có trong khu vườn ứng dụng của họ có thể hơn 100 phần mềm ứng dụng, mỗi ứng dụng lại chuyên trách cho các phòng ban nghiệp vụ khác nhau. Vấn đề muôn thuở của doanh nghiệp là :

 

  1. Làm sao để phối hợp nhịp nhàng giữa các hệ thống vốn dĩ tách biệt đó , và giữa các phòng ban nghiệp vụ khác nhau?
  2. Làm sao để các tác vụ được liên kết xuyên suốt, tránh tình trạng nhân viên vào nhiều hệ thống và phải quản lý thông tin qua excel, email và thư tay (gây rủi ro về luồng công việc), vì rất ít khi một quy trình được hoàn tất trong một phòng ban và một hệ thống.

(*) BPM ra đời và đóng vai trò kết nối, là anh quản gia lập lại trật tự của các tác vụ, logic hoạt động của dòng công việc trong một quy trình, là thông dịch viên kết nối và truyền tải thông tin giữa các hệ thống khác nhau, là huấn luyện viên đưa các hệ thống có tính đặc thù vào sân chơi chung của quy trình nghiệp vụ, thống nhất và tối ưu nhất. Từ đó thông tin chạy qua các bộ phận sẽ được tổ chức theo chiều ngang (theo Process Instance) thay vì chiều dọc (theo từng hệ thống và phòng ban nghiệp vụ).

Là người quản trị ở cấp CLevel (CEO, COO hoặc Chairman/Chairwoman) hoặc quản lý cấp II, bạn mong muốn có một cơ chế hướng dẫn các tác vụ cho nhân viên trong từng nhóm nghiệp vụ (knowledge workers) thực hiện theo nguyên tắc công việc đề ra để hoàn thành tốt nhất công việc phát sinh, bạn cũng mong muốn nhân viên mình hiểu các bước cần làm và tuân thủ quy định quy tắc mà công ty đưa ra. Điều này rất quan trọng vì nó là cam kết dịch vụ của bạn với khách hàng cuối và với các khách hàng nội bộ trong tổ chức. Vì vậy trong hầu hết các tổ chức sẽ có khá nhiều tài liệu mô tả quy trình (Process Documentations).

 

 

Khi tổ chức ở size vừa, các quy trình có thể được trực tiếp thiết kế bởi các giám đốc bộ phận (heads) hoặc CEO, quy trình ấy được mô tả trên giấy theo ngôn ngữ tự nhiên và một số lưu đồ đơn giản. Sau khi thống nhất sẽ được truyền thông đào tạo đồng loạt tới các nhân viên với tần suất đào tạo tỉ lệ thuận với tần suất thay đổi quy trình cũng như tính chất linh hoạt của từng quy trình nghiệp vụ.

Khi tổ chức của bạn ở size lớn (trên 500 người hoặc đã trở thành tập đoàn), thì việc thiết kế quy trình càng được quan tâm hơn vì bấy giờ sai sót trong vận hành liên tục có thể xảy ra (operational risks) và như một tảng đá cản trở sự lớn mạnh của các tập đoàn, vì khi càng lớn thì số người tham gia quy trình càng nhiều và khả năng mất kiểm soát rủi ro trong vận hành càng cao.

Lý thuyết BPM và hệ thống BPMS ra đời có thể tạo ra một môi trường làm việc hạnh phúc và hiệu quả cao nhờ các chức năng sau đây :

 

Vì BPM dựa trên lý thuyết luồng tác vụ (hoặc dòng công việc), theo đó một thực thể của quy trình (Process Instance) được khởi tạo từ nhiều kênh khi phát sinh một trường hợp nghiệp vụ hoặc giao dịch cụ thể, Việc xử lý từ đầu đến cuối một instance này được tổ chức thành dòng tác vụ luân phiên qua những phòng ban và hệ thống máy tính khác nhau tham gia vào luồng. Dĩ nhiên luồng tác vụ sẽ có nhiều logic như rẽ nhánh, song song, đồng bộ, chờ đợi, hủy ngang, … và BPM cần thực hiện chính xác và nhanh nhất chuỗi hành động đó. Như vậy điểm mấu chốt của BPM là đóng vai nhạc trưởng kết nối các hệ thống khác nhau và giúp chúng nói chuyện được với nhau theo cùng một ngôn ngữ. Bên cạnh đó người nhân viên thực hiện tác vụ trên BPM sẽ làm việc đúng nghĩa theo từng tác vụ, giao diện làm việc đơn giản dễ hiểu (tôi sẽ lần lượt chia sẽ các góc nhìn này qua các bài viết sau). Giúp cho nhân viên luôn tập trung được vào phần công việc có giá trị cao nhất tại mọi thời điểm.

 

Kết luận : BPM là chàng nhạc trưởng đóng vai trò rất quan trọng trong hệ thống enterprise hiện đại, lý thuyết quản trị và hệ thống BPM giúp doanh nghiệp đạt được tham vọng số hóa của mình một cách bài bản và bền vững, bằng cách mở ra một cơ chế thu nạp không những những con người có skills set đặc biệt mà còn những hệ thống đặc thù, tất cả sẽ được tham gia vào một chiến lược chạy quy trình xuyên suốt và tạo tiền đề cho một tổ chức phi phòng ban trong doanh nghiệp.

Về tác giả: Nhật là chuyên gia thiết kế, triển khai và kiến trúc sư phần mềm hệ thống BPM , chuyên gia tư vấn cho cấp lãnh đạo của các tập đoàn, công ty lớn có chiến lược số hóa quy trình. Nhật đã có thời gian dài làm việc tại các tập đoàn chính phủ, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ tư nhân và doanh nghiệp sản xuất tại Hà Lan. Những năm gần đây Nhật tham gia hoạt động tư vấn triển khai tại Việt Nam và gặt hái được những thành công nhất định ở thị trường trong nước.

 

    Leave Your Comment